Hệ thống họp trực tuyến là gì? Các giải pháp họp trực tuyến

1. Hệ thống họp trực tuyến là gì?

Hệ thống họp trực tuyến

Hệ thống họp trực tuyến là hình thức họp qua các thiết bị phần cứng chuyên dụng hay phần mềm thông qua môi trường Internet nhằm mục đích giảm thiểu chi phí và rút ngắn thời gian tổ chức các cuộc họp trực tuyến cho các công ty/doanh nghiệp. Nói cách khác, họp trực tuyến là việc thực hiện truyền tải âm thanh, hình ảnh giữa 2 hay nhiều điểm kết nối thông qua đường truyền mạng để đưa tín hiệu hình ảnh, âm thanh của các phòng họp ở các điểm kết nối với nhau, tạo cảm giác như đang ngồi cùng phòng họp. giúp tiết kiệm thời gian, ngân sách hoạt động của công ty.

2. Ưu và nhược điểm của hệ thống họp trực tuyến dành cho doanh nghiệp

Ưu và nhược điểm của hệ thống họp trực tuyến

2.1. Ưu điểm của hệ thống họp trực tuyến

- Họp trực tuyến giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí di chuyển, ngân sách hoạt động công ty.

- Nhờ có hệ thống họp trực tuyến các bài thuyết trình, dữ liệu, video có thể chia sẻ một lúc đồng thời giữa các điểm cầu.

- Tăng năng suất hoạt động công việc một cách tối đa, giảm thiểu chi phí di chuyển, tiết kiệm được thời gian.

- Hệ thống họp trực tuyến giúp doanh nghiệp tiếp nhận và xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác nhất. Đảm bảo được nội dung liên lạc, chất lượng âm thanh, hình ảnh rõ nét.

- Hệ thống họp trực tuyến giúp doanh nghệp thiết lập các cuộc họp nhanh chóng và đúng thời gian.

- Với những tính năng bảo mật vượt trội, ổn định và hoàn toàn lưu trữ được toàn bộ nội dung cuộc họp.

- Hệ thống họp trực tuyến giúp doanh nghiệp tiết kiệm được ngân sách, đảm bảo sự ổn định và phát triển thương hiệu công ty. Phát triển và tăng cường các mối quan hệ của khách hàng và đối tác.

- Giúp doanh nghiệp phản hồi thông tin tới đối tác, khách hàng chính xác và nhanh chóng.

2.2. Nhược điểm của hệ thống họp trực tuyến

- Chi phí đầu tư hệ họp trực tuyến khá cao.

- Do là những thiết bị hiện đại, với nhiều tính năng nổi bật nên khi gặp sự cố về thiết bị cần phải có kỹ thuật viên trình độ cao.

3. Ứng dụng, phần mềm họp Online, trực tuyến

Webinar – Online meeting hay các ứng dụng, phần mềm họp online và hỗ trợ tổ chức họp trực tuyến trên nền tảng website là một trong những công cụ văn phòng hữu ích nhất hiện nay trong kỷ nguyên công nghệ 4.0.

Ngày nay, có rất nhiều doanh nghiệp, nhận thức được tầm quan trọng trong việc liên kết các thành viên trong cuộc họp với nhau, bất chấp khoảng cách địa lý xa xôi. Rộng hơn nữa, các doanh nghiệp có thể sử dụng họp trực tuyến như một công cụ truyền thông, truyền bá thông điệp marketing tới số lượng khách hàng tiềm năng rộng lớn.

Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp lại có một yêu cầu khác nhau trong việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến. Đó là lý do vì sao trên thị trường hiện nay có rất nhiều những công cụ hội thảo khác nhau cung cấp giải pháp họp trực tuyến trên nền tảng website. Hãy cùng chúng tôi khám phá các công cụ hội thảo trực tuyến được đánh giá cao hiện nay!

3.1. ZOOM

Họp trực tuyến bằng phần mềm Zoom

ZOOM Cloud Meetings là một giải pháp cho phần mềm họp trực tuyến ảo dựa trên đám mây được đánh giá cao Bởi ZOOM Cloud Meetings có thể sử dụng được trên các thiết bị di động. Đây là một ứng dụng phù hợp cho những người hay đi công tác hoặc hay di chuyển từ nơi này đến nơi khác.

Ứng dụng này có thể hỗ trợ đa nền tảng Android/iOS nên chúng ta hoàn toàn có thể gọi điện video với hầu hết các dòng smartphone trên thế giới.

Đặc điểm của Zoom Cloud Meetings là tham gia một cuộc họp với chất lượng rõ nét, mặt đối mặt, chia sẻ video màn hình chất lượng cao và nhắn tin nhanh.

Bản miễn phí, Zoom cho phép thành viên thực hiện:

Tạo cuộc họp nhóm với tối đa 100 người tham gia

Giới hạn 40 phút cho các cuộc họp nhóm

Không giới hạn họp 1-1

Không giới hạn số lượng cuộc họp

3.2. Join.me

Họp trực tuyến bằng Join.me

Join.me là một trong những công cụ đơn giản nhất, giúp bạn liên kết và tổ chức các cuộc họp mặt. Điểm thú vị của Join là cho phép người sử dụng kết nối cuộc trò chuyện với chất lượng âm thanh tốt nhất (hỗ trợ người dùng trong lãnh thổ Hoa Kỳ).

Join.me hỗ trợ một số chức năng đáng chú ý, như cho phép người chủ trì chia sẻ màn hình thuyết trình tới số lượng lớn người tham gia cuộc họp. Với Mobile Whiteboard, người tham gia vừa có quyền thêm người tham gia vào cuộc họp, vừa kiểm tra các hoạt động xung quanh cuộc họp ngay trong 1 màn hình chính.

Với one-click scheduling, bạn có thể sắp xếp lịch trình cuộc họp chỉ bằng những thao tác đơn giản. Quan trọng, join.me còn cung cấp giải pháp tổ chức sự kiện trực tuyến cho người dùng sử dụng các thiết bị di động thông minh, dành cho các hệ điều hành Android hay iOS.

Join.me Miễn phí cho 10 người tham gia vào cuộc họp. Với số lượng tham gia nhiều hơn, bạn có thể lựa chọn gói phù hợp với giá $10 – $20 – $30 mỗi tháng.

3.3. Skype

Họp trực tuyến bằng Skype

Skype là phần mềm cho phép nhắn tin, gọi điện thoại hoặc gọi video & hội nghị truyền hình trực tuyến rất nổi tiếng và hoàn toàn miễn phí.

Năm 2011, Microsoft mua Skype với giá kỷ lục 8,5 tỷ USD. Skype được tích hợp hoàn toàn với Office 365 để cho phép chia sẻ nhanh các tệp dữ liệu.

Skype hỗ trợ cả trên máy tính hay điện thoại di động, máy tính bảng & smart Tivi. Bạn chỉ cần tạo tài khoản hoàn toàn miễn phí trên đây thì có thể sử dụng tôi đa 100 giờ/ tháng, 10 giờ/ngày và 4 giờ / cuộc họp.

Skype có phiên bản miễn phí cho phép mười người xuất hiện trong hội nghị truyền hình trực tuyến. Phiên bản tính phí cho phép đến 250 điểm cầu.

3.4.Google Hangout

Họp trực tuyến bằng Google Hangout

Google Hangouts là nền tảng phương tiện truyền thông được Google phát triển, bao gồm tin nhắn tức thời, video chat, SMS và VOIP. Ứng dụng này thay thế cho cả ba sản phẩm là Google Talk, Google+, Messenger (trước đây là: Huddle) và Hangouts.

Google Hangout có thể sử dụng trên trình duyệt Chrome, sử dụng cho di động trên hệ điều hành iOS và Android nên có thể đáp ứng hầu hết trên các thiết bị và máy tính không phân biệt hệ điều hành.

Google Hangout hoàn toàn miễn phí và bạn chỉ cần 1 tài khoản Google. Bạn có thể sử dụng Hangouts để nói chuyện với nhiều người cùng một lúc.

Cuộc trò chuyện có thể bao gồm tới 150 người. Cuộc gọi video có thể bao gồm tối đa 10 người (Gmail, G Suite Basic) hoặc 25 người (Doanh nghiệp, Giáo dục).

3.5. TrueConf Online

Họp trực tuyến bằng TrueConf Online

TrueConf được thành lập từ năm 2003 là một trong những nhà cung cấp dịch vụ và phân phối thiết bị hội nghị truyền hình lớn nhất cho các doanh nghiệp và người tiêu dùng tại thị trường Đông Âu. Trụ sở chính tại Moscow, Liên bang Nga.

TrueConf hỗ trợ tất cả các hệ điều hành của máy tính và di động và cả các trình duyệt của Chrome và Firefox. TrueConf có chất lượng video với độ nét HD, chia sẻ nội dung, tin nhắn tức thời, điều khiển từ xa, trình chiếu giữa các tính năng khác. TrueConf cho phép tổ chức một nhóm các cuộc họp trực tuyến với tối đa 250 người tham gia

TrueConf Online chỉ miễn phí tối đa 3 điểm, nếu muốn mở rộng thêm thì phải trả thêm phí từ $29.95/tháng hoặc $240/năm. TrueConf Online cho phép bạn tải phần mềm máy chủ để cài đặt trên hệ thống hội nghị truyền hình riêng

TrueConf có 4 chế độ cuộc hopk với những mục đích khác nhau: Cuộc gọi hình ảnh, hội nghị truyền hình đa điểm, họp trực tuyến, họp phòng ảo.

3.6. Facebook Workplace

Họp trực tuyến bằng Facebook Workplace

Workplace là ứng dụng di động và ứng dụng web được thiết kế nhằm mục đích duy trì kết nối các thành viên trong team.

Dịch vụ này còn được gọi là Facebook Work, cung cấp các tính năng giống như Facebook Groups, Facebook Messenger, được tích hợp cả cuộc gọi video, truy cập profile mạng xã hội, events và công cụ live video.

Workplace kết hợp công nghệ thế hệ mới với những tính năng dễ sử dụng để chuyển đổi cách giao tiếp, văn hóa và quy trình công việc trong các tổ chức thuộc mọi loại hình, quy mô và ngành nghề. Do đó, bạn có thể gia nhập vào guồng phát triển.

Các tính năng ở bản miễn phí (Standard):

Nhắn tin tức thời

Chat video & Gửi tin nhắn hàng loạt

Cộng tác theo nhóm hoặc dự án

Phát video trực tiếp

Cuộc gọi thoại và video (máy tính và thiết bị di động)

Ứng dụng Workplace và Work Chat (iOS/Android)

Với bản trả phí (Premium) là 3 usd/người/tháng bạn có thêm các tính năng:

Quyền kiểm soát quản trị để quản lý cộng đồng

Công cụ theo dõi để quản lý cộng đồng

API dành cho tiện ích tích hợp và bot tùy chỉnh

Hỗ trợ Đăng nhập một lần (SSO), Active Directory

Tích hợp với G Suite, Okta, Windows Azure AD, v.v.

3.7. eMeeting.vn

Họp trực tuyển bằng eMeeting.vn

eMeeting là dịch vụ họp trực tuyến miễn phí được phát triển bởi BKAV, với nhiều chức năng như trình chiếu slide, chia sẻ màn hình.

Để sử dụng dịch vụ này, các doanh nghiệp, tổ chức chỉ cần thiết bị đơn giản sẵn có như máy tính, webcam và loa, sau đó truy cập eMeeting.vn bằng tài khoản Gmail hoặc Facebook là đã có thể họp trực tuyến.

Theo Bkav, eMeeting là một dịch vụ họp trực tuyến chuyên nghiệp với các tính năng như trình chiếu slide, hiện bảng vẽ, chia sẻ màn hình, ghi lại cuộc họp,… và cho phép kết nối lên tới 99 điểm cầu với âm thanh, hình ảnh chất lượng cao.

3.8. Mikogo.com

Họp trực tuyến bằng Mikogo.com

Mikogo là một ứng dụng hỗ trợ tổ chức sự kiện đắc lực, cho phép số lượng người tham gia lên tới 25 người trong thời gian thực. Chức năng Switch Presenter cho phép bất kỳ người tham gia nào cũng có thể trở thành người phát biểu, và chia sẻ màn hình thuyết trình của họ cho những người tham gia còn lại.

Mikogo cung cấp giải pháp tổ chức họp văn phòng với audio và video chất lượng cao. Mikogo tổ chức cuộc họp dựa trên nền tảng VoIP, cho phép người dùng download toàn thể nội dung cuộc họp, và chia sẻ với những người dùng khác. Với tính năng Application Selection, màn hình chỉ còn hiện nội dung hình ảnh của cuộc họp, những app khác trên máy tính sẽ được ẩn đi.

Công cụ cho phép bạn upload và chuyển file cho các thành viên tham gia ngay trong cuộc họp. Với Annotation Tool, bạn có thể lựa chọn những nội dung nổi bật của cuộc họp, giúp cho người tham gia nắm bắt được nội dung của cuộc họp (mà không cần phải theo dõi toàn thể nội dung, vốn đã khá dài).

Bản miễn phí cho phép 2 người tham gia vào cuộc họp (giống 1 người chủ trì, và 1 khách). Để sử dụng chức năng cao cấp, người dùng trả $16/tháng.

3.9. ClickMeeting

Họp trực tuyến bằng ClickMeeting

Chỉ với thao tác đăng ký đơn giản, người dùng có thể tổ chức cuộc họp, và chỉnh sửa lời mời ngay trong chốc lát. Điều thú vị của công cụ này, chính là chức năng thông báo các diễn biến chính của cuộc họp, tương tự giao diện “tường” của Facebook.

Một khi đã tập hợp đủ số lượng người tham gia, bạn hoàn toàn có thể chủ trì một cuộc họp trực tuyến ra trò.

Một trong những tính năng độc đáo khác của ClickMeeting là công cụ thiết lập các slide trình bày (kiểu powerpoint), giúp thu hút được sự chú ý của người xem. Bên cạnh tính năng ghi lại nội dung cuộc họp, đưa ra các phân tích chuyên sâu, ClickMeeting còn cung cấp người dùng chức năng dịch đoạn chat. Đây là chức năng nổi bật nhất của ClickMeeting.

Giống những công cụ khác, ClickMeeting cho phép người dùng chia sẻ file ngay trong thời gian diễn ra cuộc họp, cung cấp feedback để bạn nâng cao chất lượng cho buổi họp lần sau, và cung cấp giải pháp họp trực tuyến cho các nền tảng thiết bị di động.

Giá bán: Từ $25 – $35 mỗi tháng.

3.10. GatherPlace

GatherPlace là công cụ tổ chức họp trực tuyến với giao diện trực quan, cho phép người chủ trì được chia sẻ toàn bộ màn hình thuyết trình, hoặc một phần màn hình cho những người tham gia cuộc họp. Sự nổi bật này đến từ chiến lược xây dựng công cụ họp trực tuyến dựa trên giao diện mang màu sắc của một trình duyệt web thực thụ. GatherPlace hỗ trợ cuộc họp với số lượng người tham gia lên tới 200 người, thích hợp cho cuộc họp với số lượng người tham gia lớn.

Họp trực tuyến bằng GatherPlace

GatherPlace cho phép bạn sắp xếp lịch trình cuộc họp, tương tác với bất kỳ người tham gia nào sử dụng tính năng chat trên GatherPlace khi cuộc họp diễn ra.

Một trong những tính năng nổi bật của GatherPlace đó chính là lock your conference (khóa cuộc họp), ngăn sự gián đoạn từ bên ngoài. Khi cuộc họp kết thúc, người chủ trì được cung cấp bản báo cáo và theo dõi số lượng người tham gia cuộc họp. GatherPlace cung cấp phần mềm dành cho người dùng hệ điều hành Windows, macOS và Linux.

Giá bán: $29 – $404 mỗi tháng.

3.11. GoToMeeting

GoToMeeting là một công cụ tương tác, cho phép người dùng tạo khảo sát ngay trong quá trình tổ chức cuộc họp, nhằm giúp người chủ trì tương tác tốt hơn với các đối tượng tham gia cuộc họp. Ngay trước khi cuộc họp diễn ra, bạn hoàn toàn có thể sử dụng các công cụ bổ trợ để diễn tập trước cho bài thuyết trình. Trong khi diễn ra cuộc họp, bạn có thể ghi hình lại để phục vụ cho các hoạt động hậu họp hành.

Công cụ này cho phép bạn dễ dàng mời những người khác tham gia vào cuộc họp, thông qua các email template có sẵn.

Với mỗi cuộc họp, bạn có những công cụ khác nhau để tùy chỉnh background của cuộc họp, thêm logo, tên doanh nghiệp,… Công cụ này có tính bảo mật cao, thông qua hệ thống bảo vệ tiêu chuẩn SSL.

Bạn còn có thể chia sẻ các tài liệu cho người tham gia cuộc họp, nhận thống kê các thông số có liên quan tới cuộc họp, và tích hợp một số những tính năng CRM dành cho các nhà quản trị.

Giống như các công cụ khác, GoToMeeting cung cấp giải pháp họp trực tuyến cho người sử dụng các thiết bị di động như Android hay iOS.

Giá bán: từ $89 mỗi tháng.

3.12. AnyMeeting

Họp trực tuyến bằng AnyMeeting

AnyMeeting cũng là một công cụ hỗ trợ họp trực tuyến hữu ích, cho phép tự tạo mẫu đăng ký tham gia cuộc họp, tạo email marketing, tích hợp công cụ CRM, và thậm chí còn tích hợp Zapier (một ứng dụng phục vụ quản trị hoạt động marketing tự động). Với chức năng này, bạn hoàn toàn có thể sắp xếp lịch trình, tự động thực hiện các hoạt động marketing theo chủ đích của bạn.

Một trong những tính năng nổi bật của AnyMeeting là hỗ trợ cùng một lúc 6 người thuyết trình trong cuộc họp. Với tư cách là người tham gia cuộc họp, bạn hoàn toàn có thể đặt câu hỏi cho người thuyết trình, thể hiện đánh giá của bản thân về cuộc họp thông qua emoji, và tổ chức khảo sát người tham gia ngay trong cuộc họp.

AnyMeeting cho phép bạn tổ chức cuộc họp với số lượng khán giả lên tới 1000 người. Cũng giống các công cụ hội thảo khác, AnyMeeting cho phép bạn ghi hình lại cuộc họp, hỗ trợ các nền tảng di động như iOS và Android.

3.13. Cisco WebEx

Họp trực tuyến bằng Cisco WebEx

Cisco WebEx cung cấp cho bạn giải pháp tổ chức cuộc họp trực tuyến, với giao diện đơn giản, dễ nhìn.

Chỉ bằng một cú click chuột, bạn hoàn toàn có thể ghi lại nội dung của cuộc họp, và chia sẻ tới người tham gia cuộc họp thông qua các kênh truyền thông của Cisco WebEx.

Công cụ này hỗ trợ số lượng người tham gia hội thảo lên tới 200 người. Một số tính năng nổi bật của công cụ này bao gồm: chat trực tuyến với người tham gia thông qua công cụ in-meeting chat. Các thông số thống kê cũng sẽ được WebEx cung cấp tới người tổ chức cuộc họp.

Thêm vào đó, công cụ WebEx có hệ thống bảo mật an ninh vững chắc, giúp nội dung cuộc họp của bạn không bị tiết lộ ra bên ngoài. WebEx còn tích hợp các ứng dụng văn phòng như Office của Microsoft, giúp bạn tiện lợi trong việc truyền tải nội dung bạn muốn thuyết trình.

3.14. Adobe Connect

Adobe Connect là một công cụ hỗ trợ hội thảo trực tuyến đa nền tảng. Tận dụng các thế mạnh của Adobe, Connect cho phép người dùng tự xây dựng bản đánh giá và phân tích số liệu thống kê theo ý muốn.

Họp trực tuyến bằng Adobe Connect

Công cụ này cho phép hỗ trợ cuộc họp với số người lắng nghe và tham dự lên tới 1000 người. Để tăng hiệu quả của hội thảo, Adobe cung cấp các công cụ quản trị tương tác của người dùng đối với nội dung cuộc hội thảo. Adobe Connect cho phép số lượng người thuyết trình cùng 1 lúc lên tới 4 người, phù hợp cho các cuộc thảo luận và tranh luận giữa các bên có ý kiến trái chiều nhau.

Điểm mạnh của Adobe Connect chính là khả năng diễn tả các nội dung báo cáo dưới dạng trực quan sinh động, giúp người dùng hiểu thêm thông điệp người thuyết trình muốn truyền tải tới khán giả.

3.14. On24

Họp trực tuyến bằng On24

On24 cũng là một trong những công cụ hội thảo thú vị. Với hơn 30+ tính năng khác nhau, như tạo slide, Q&A,…, bạn hoàn toàn có nhiều cách thức khác nhau để nâng cao hiệu quả của hoạt động tổ chức họp trực tuyến. Ngoài ra, On24 cũng cung cấp giải pháp truyền thông thông qua các thiết bị di động.

Công ty cho phép bạn dùng thử ứng dụng trong 30 ngày đầu.