Giải pháp DMS là gì?

1. Giải pháp DMS là gì?

DMS là viết tắt của tiếng Anh các từ Distribution Mangement System - Hệ thống quản lý phân phối là giải pháp thông minh và chuyên nghiệp cho các nhà sản xuất và phân phối hiện nay. Công cụ này giúp quản lý đồng bộ dữ liệu và cập nhật thông tin xuyên suốt chuỗi cung ứng, từ nhà sản xuất đến mỗi nhà phân phối và điểm bán lẻ.

Có khá nhiều định nghĩa được các nhà cung cấp phần mềm DMS đưa ra, dù khác nhau về câu chữ, nhưng đều có những điểm giống nhau khi nói về DMS:

Trước nhất, DMS là một giải pháp phần mềm tập trung vào việc quản lý tối ưu hoạt động phân phối sản phẩm / dịch vụ của doanh nghiệp. Hoạt động này bao gồm nhiều mặt, đơn giản nhất có thể thấy như cập nhật tình hình tại các điểm phân phối, tăng hiệu quả của đội ngũ bán hàng, đẩy nhanh xử lý đơn hàng và giao hàng.

Thứ 2, DMS cung cấp cách thức để quản lý đội ngũ nhân viên bán hàng tốt hơn, bao gồm cung cấp dữ liệu về lộ trình của nhân viên, hỗ trợ quy trình bán hàng hiệu quả, quy trình trưng bày hàng hoá tại cửa hàng.

Thứ 3, DMS giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát hàng tồn kho, xử lý đơn hàng nhanh và hiệu quả, đánh giá tình hình bán hàng thông qua các báo cáo tức thời và có giải pháp xử lý nhanh chóng.

Phần mềm DMS hiện nay thường bao gồm 2 phần:

- Một hệ thống quản lý ở trung tâm có nhiệm vụ tiếp nhận đơn hàng gửi về, xử lý đơn hàng, giám sát nhân viên bán hàng và cung cấp các báo cáo bán hàng hữu ích.
- Một ứng dụng được cài đặt trên thiết bị di động, có nhiệm vụ hỗ trợ nhân viên bán hàng ghi nhận đơn hàng, xác định tuyến bán hàng và thực hiện quy trình bán hàng hiệu quả.
DMS được kì vọng mang lại sự thay đổi về hiệu quả quản lý kênh phân phối, hiệu quả quản lý nhân viên bán hàng, rút ngắn thời gian đáp ứng đơn hàng và cuối cùng là nâng cao sự thoả mãn của khách hàng.
Từ một giải pháp chỉ được đầu tư, xây dựng riêng cho các công ty có quy mô phân phối lớn, nguồn lực dồi dào, thì hiện nay nhờ tiến bộ về công nghệ, hạ tầng mạng, DMS trở thành phương án mà bất kỳ doanh nghiệp nào có nhu cầu quản lý hệ thống phân phối đều có thể tiếp cận.

 Hình 1. Giải pháp DMS

2. Sự phát triển của hệ thống quản lý phân phối

2.1. Hệ thống quản lý phân phối thời kỳ đầu

Ban đầu, để phân phối hàng hoá ra bên ngoài, một đội ngũ bán hàng sẽ được tổ chức, có nhiệm vụ tiếp cận các chủ cửa hàng, đại lý và chào mời sản phẩm theo các bước định sẵn.

Quá trình này còn bao gồm nhiều bước như xử lý các vấn đề về giá bán, khuyến mại, số lượng hàng hoá đang có sẵn tại cửa hàng và tại công ty, xem xét công nợ của cửa hàng có đang ở mức cho phép…

Nếu chốt đơn hàng thành công, nhân viên bán hàng sẽ ghi lại đơn hàng đó vào sổ, di chuyển sang cửa hàng mục tiêu tiếp theo và đem các đơn hàng về công ty vào cuối ngày để nhập vào phần mềm cục bộ và xử lý sau đó. Bộ phận tiếp nhận đơn hàng sẽ tập hợp và xử lý các đơn hàng này để giao cho khách kịp thời.

Cách làm này có những nhược điểm sau:
- Thời gian từ lúc ghi đơn hàng đến khi doanh nghiệp nhận, xử lý và giao hàng thường kéo dài do vấn đề về mặt địa lý.
- Quy trình chào hàng, kiểm tra hàng hoá, kiểm tra trưng bày có thiếu sót là việc bình thường.
- Doanh nghiệp không biết được nhân viên bán hàng có thực sự làm việc hay không, cũng không biết nhân viên có bán hàng theo các bước được đào tạo hay không.
- Doanh nghiệp không biết được hàng hoá của mình được bày bán ra sao tại cửa hàng / đại lý.
- Doanh nghiệp không có báo cáo bán hàng ngay lúc mình cần để đánh giá tình hình và có kế hoạch bổ sung hàng hoá.
- Việc đánh giá kết quả bán hàng của từng nhân viên tốn nhiều thời gian và có thể không chính xác.
Kiểu hệ thống này vẫn mang lại kết quả, tuy nhiên xét về mặt hiệu quả thì vẫn là vấn đề đau đầu.

2.2. Quản lý phân phối với sự hỗ trợ của phần mềm DMS

Giải pháp DMS với lợi thế từ tiến bộ công nghệ (cloud-based hay web-based) đã khắc phục được những nhược điểm nêu trên.

Doanh nghiệp có thể sử dụng DMS như một giải pháp độc lập chuyên trị vấn đề quản lý phân phối hoặc tích hợp với giải pháp lớn và mang tính tổng thể hơn như ERP. Một vài câu hỏi mà DMS tập trung giải quyết:

- Làm thế nào để hàng hoá của doanh nghiệp luôn có sẵn và được bày bán tại cửa hàng?
- Làm sao để quản lý nhiều nhân viên bán hàng cùng lúc?
- Đánh giá được năng suất làm việc của từng người?
- Làm sao để giúp các nhân viên bán hàng trao đổi và chia sẻ thông tin với nhau tốt hơn?
- Làm sao để thông báo về chương trình khuyến mãi hoặc chính sách bán hàng mới cho nhân viên nhanh hơn?
- Làm thế nào để có ngay số liệu về tình hình thị trường, đánh giá độ phủ thị trường và tuyến bán hàng?
- Làm sao để đánh giá hiệu quả của các chương trình quảng cáo, khuyến mại, đảm bảo hàng khuyến mại đến đúng đối tượng?

Hình 2. Quản lý phân phối với sự hỗ trợ của phần mềm DMS

3. Các tính năng của DMS

3.1. Các tính năng của DMS cho nhân viên bán hàng

- Tạo và gửi đơn đặt hàng bằng điện thoại hoặc máy tính bảng có kết nối 3G, Wifi hoặc qua tin nhắn SMS.
- Tự động gợi ý đơn hàng cho khách hàng, tự tính khuyến mại của đơn hàng.
- Kiểm tra tồn kho tại cửa hàng, tại công ty, lấy dữ liệu công nợ hiện tại.
- Hỗ trợ tự động hoá các bước bán hàng, quản lý trưng bày tại cửa hàng.
- Nhận thông báo tức thời, cập nhật các chính sách bán hàng, khuyến mãi, chiết khấu mới nhất.
- Bán hàng trong phạm vi cho phép: tự động đề nghị, hiển thị khách hàng, tối ưu toạ độ của khách hàng.
- Hỗ trợ trao đổi, chia sẻ thông tin, lịch làm việc, lập lịch, chia sẻ kế hoạch, tình hình thực hiện kế hoạch.
- Thu thập thông tin về đối thủ.

3.2. Các tính năng của DMS cho cán bộ quản lý

- Báo cáo tức thời doanh số, vị trí và lộ trình của nhân viên bán hàng thông qua thiết bị di động được kết nối mạng (wifi, 3G) và tích hợp bản đồ số.
- Quản lý nhân viên bán hàng theo thời gian thực: toạ độ nhân viên, hành trình chăm sóc, thời gian thực hiện chăm sóc, thông tin cửa hàng, hình ảnh trưng bày.
- Hỗ trợ tối ưu quy trình bán hàng, quản lý phạm vi cho phép của đội ngũ bán hàng (khu vực, tuyến, ngành hàng, mục tiêu doanh số).
- Quản lý khuyến mãi, chiết khấu, quy trình bán hàng.
- Quản lý, theo dõi hàng khuyến mãi đến tay đúng đối tượng.
- Quản lý công nợ tức thời theo thời điểm phát sinh.
- Cập nhật những thông tin liên quan về tình hình hàng hóa, công nợ... tại mỗi điểm sẽ được qua máy tính bảng ngay tại thời điểm bán hàng
- Quản lý tình hình tồn kho tại điểm bán hàng, đảm bảo luôn có hàng tại cửa hàng.
- Theo dõi chi tiết tình hình kinh doanh của nhà phân phối, đại lý, cửa hàng: hình ảnh, trưng bày sản phẩm, biển hiệu.

Hình 3. Quản lý lộ trình nhân viên bán hàng

4. Lựa chọn giải pháp DMS phù hợp

Tại Việt Nam, hiện có khá nhiều nhà cung cấp phần mềm DMS trên thị trường, các giải pháp không khác nhau nhiều về tính năng và lợi ích hướng đến cũng ít khác biệt. Vì vậy, để tìm được giải pháp DMS phù hợp, doanh nghiệp nên cân nhắc các yếu tố sau khi đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

4.1 Uy tín, kinh nghiệm của nhà cung cấp

Thông thường, nhà cung cấp giải pháp cũng chính là đơn vị tư vấn triển khai giải pháp cho doanh nghiệp. Với nhà cung cấp có bề dày kinh nghiệm về tư vấn và triển khai, doanh nghiệp có thể an tâm về chất lượng của dự án DMS.

Lợi thế khi làm việc với các nhà cung cấp này là họ đã có sẵn quy trình triển khai được hoàn thiện từ rất nhiều dự án đã thực hiện, theo đó giải pháp của họ cũng được hoàn thiện và xử lý được nhiều tình huống đa dạng trong quản lý phân phối (có thể ví dụ về việc xử lý chiết khấu, khuyến mãi trực tiếp lúc thực hiện đơn hàng) nhờ vậy tiết kiệm thời gian và chi phí triển khai.

4.2 Chi phí đầu tư cho giải pháp

Hiện nay, doanh nghiệp có thể tìm kiếm các đơn vị cung cấp giải pháp với hình thức thanh toán trả phí theo tháng (mức phí sẽ tuỳ theo nhu cầu sử dụng) với dữ liệu được đặt tại máy chủ mà nhà cung cấp thuê hay sở hữu. Hình thức này mang lại lợi thế về chi phí, bởi không cần phải đầu tư nhiều tiền lúc ban đầu, không đòi hỏi đầu tư mạnh tay vào phần cứng, có thể sử dụng trực tiếp bằng trình duyệt web. Tuy nhiên, bảo mật dữ liệu vẫn là điều mà doanh nghiệp còn ngần ngại khi xem xét.

Ngược lại, giải pháp mua và cài đặt phần mềm DMS trên chính hạ tầng phần cứng của mình sẽ mang lại cảm giác an toàn dữ liệu hơn cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, chi phí đầu tư cao, lại đòi hỏi cấu hình tối thiểu để sử dụng và tính linh hoạt thấp là điều doanh nghiệp phải đánh đổi.

Một giải pháp khác giúp doanh nghiệp vừa có được lợi thế, vừa có thể giảm được bất lợi từ 2 phương án trên chính là web-based DMS, vẫn là phần mềm DMS được cài đặt trên hạ tầng của doanh nghiệp nhưng có thể sử dụng trực tiếp trên trình duyệt và có chi phí thấp hơn đáng kể so với phương án trên.

4.3. Giải pháp trong nước hay nước ngoài

Tương tự giải pháp ERP, DMS vừa có thể do đơn vị trong nước sản xuất, cung cấp và tư vấn triển khai, vừa có thể do đơn vị nước ngoài cung cấp nhưng có công ty đại diện ở trong nước triển khai.

Khác biệt nằm ở 2 điểm. Đầu tiên là giá cả, giải pháp của nhà cung cấp nước ngoài thường có giá cao hơn khá nhiều. Thứ hai là ở khả năng chỉnh sửa, thường với giải pháp nước ngoài cung cấp, doanh nghiệp muốn chỉnh sửa sẽ phải chờ đợi lâu hơn so với trong nước.

Hình 4. Lựa chọn giải pháp DMS phù hợp